Cada carpeta, en su lugar.
Y siempre se sabe quién la tiene.
LibraFolio lleva el padrón de tus legajos, dice en qué sala, estantería y caja está cada uno, registra quién se llevó una carpeta y hasta cuándo, y propone qué carpetas cumplieron su plazo de guarda. Nada se borra, y cada cambio queda con su autor.
Contactar por WhatsApp Ver qué haceEl archivo físico, ordenado de punta a punta
Del padrón de legajos a la depuración con acta. Todo lo que sigue ya está construido.
Titulares y legajos
El titular es la persona o la empresa que figura en el papel, y puede tener varios legajos. El número se guarda como texto, así que sirven A-12 o 2024/7, y el tipo de legajo lo definís vos.
Búsqueda de una sola caja
Apellido, nombre, documento, dirección o número de legajo, en cualquier orden y sin importar acentos ni mayúsculas. El número se busca exacto: el 612 no trae el 6121.
Importar y exportar con Excel
Subís tu planilla, ves una vista previa con las columnas asignadas y confirmás. Lo que no se entiende queda vacío y marcado para revisar, con el valor original a la vista: no se corrige en silencio. Reimportar no duplica las filas que ya entraron.
Historial con deshacer
Cada cambio guarda quién lo hizo, cuándo, y qué decía antes y después. Un error se revierte desde la ficha. Dar de baja no borra: la base de datos rechaza el borrado.
Repetidos, fusión y colas de trabajo
Un número que ya existe frena y dice quién lo tiene. Los repetidos se listan, se comparan lado a lado y se fusionan a mano, sin perder ningún número. Fusionar fichas no junta el papel: las carpetas por unificar quedan en una cola aparte.
Ubicación física
Un árbol de sala, estantería y caja, cada uno con su código. Cada legajo sabe dónde está, y una ubicación no se da de baja mientras tenga algo adentro.
Mostrador y etiquetas con QR
Una caja de lectura acepta lo que tipea una lectora de códigos o la cámara del dispositivo, si el navegador lo permite. Las etiquetas se imprimen en hojas A4; la del legajo lleva sólo el QR y el número, sin nombre ni documento, porque queda a la vista en el estante.
Préstamos y pedidos
Cada salida y cada devolución quedan en un libro que sólo agrega filas. Se sabe quién tiene la carpeta, desde cuándo y hasta cuándo: el plazo es de 7 días y se puede cambiar. Los vencidos y los pedidos son listas de trabajo. Una carpeta no se presta dos veces, y la base de datos lo garantiza.
Plazos de guarda
Cada organización carga el plazo de cada tipo de legajo, en años o de conservación permanente, y la norma de la que sale. La fecha de la última actuación la carga una persona. El sistema no trae ningún plazo de fábrica. Una retención, con su motivo, suspende la depuración.
Depuración con acta
Los legajos con el plazo cumplido aparecen en una lista de «para depurar». Un administrador arma el acta, otro la aprueba y recién entonces se ejecuta, con la constancia de cómo se cumplió el destino. El acta sale en PDF, con firmas y los datos de tu organización.
Roles de usuario
Tres roles: consulta sólo lee el archivo, archivista lo opera y administrador además lo administra. El menú muestra a cada persona sólo lo que su rol le permite usar.
Registro de actividad
Los cambios del padrón, los movimientos de las carpetas y las actas, juntos y ordenados por fecha. Se puede filtrar por lo que se busca o por quién hizo el cambio.
Un legajo, de la carga a la guarda
Cargás el padrón
Importás la planilla que ya tenés o cargás los titulares y legajos a mano. Lo dudoso queda marcado en «Por completar» para resolverlo con calma.
Ubicás y prestás
Imprimís las etiquetas, ubicás cada carpeta en su caja y registrás cada salida y cada devolución desde el mostrador.
Cumplido el plazo, decidís
El sistema propone qué carpetas vencieron. Un administrador arma el acta, otro la aprueba y la ejecución queda registrada, sin borrar nada.
Pensado para no perder nada
Un archivo vale por lo que se puede demostrar de él. Estas reglas están en el sistema, no en la memoria de quien lo usa.
Nada se borra
Dar de baja, fusionar y depurar apagan registros; no los eliminan. El historial se puede consultar y los legajos depurados se siguen encontrando.
El sistema propone, las personas deciden
No hay depuraciones automáticas. Quien aprueba un acta no puede ser quien la armó, y al ejecutar se revalida cada carpeta: si una cambió, no se ejecuta nada.
Etiquetas sin datos personales
El QR lleva un código opaco y sólo abre con sesión iniciada. Quien lo fotografíe en el estante no ve a quién pertenece la carpeta.
Tus plazos, con su norma
Cada regla de guarda se carga con la norma que la respalda. LibraFolio no da asesoramiento legal: aplica los plazos que tu organización declara.
Para cualquier organización con archivo en papel
El legajo es la unidad de archivo, sea cual sea lo que guardás en la carpeta.
Historias clínicas
Centros de salud y consultorios que guardan una carpeta por paciente y necesitan saber dónde está.
Expedientes
Áreas administrativas que archivan trámites y tienen que responder por su ubicación y su conservación.
Legajos de personal
Recursos humanos, con carpetas que se consultan seguido y no pueden quedar sin dueño.
Carpetas de clientes
Estudios y empresas que guardan documentación de terceros y deben poder encontrarla.
Lo que todavía no está
Preferimos decirlo acá y no que lo descubras adentro. Nada de esto está disponible, y todavía no tiene fecha.
Digitalización
Subir los escaneos de cada legajo, verlos en pantalla y verificar que no cambiaron.
Búsqueda dentro de los documentos
Encontrar un legajo por lo que dice el texto impreso de sus documentos escaneados.
Vocabulario por rubro
Hoy las pantallas dicen «legajo» y «titular». Más adelante podrán hablar el idioma de cada rubro.
Lo que más nos preguntan
¿Qué es un legajo y qué es un titular?
El legajo es la carpeta física, con su número y su tipo. El titular es la persona o la empresa a la que pertenece, y puede tener varios legajos. Al fusionar dos fichas del mismo titular, ningún número de legajo se pierde.
¿Puedo traer lo que ya tengo en una planilla de Excel?
Sí. El administrador sube la planilla, el sistema propone qué columna es cada dato y muestra una vista previa con los conteos antes de confirmar. Si una celda no se entiende, queda vacía y marcada para revisar, con el valor original guardado. También se puede exportar el padrón a Excel.
¿Se puede borrar un legajo?
No. Se da de baja, y la baja se puede revertir. La base de datos rechaza los borrados, de modo que el historial de cada carpeta no se pierde ni por error ni a propósito.
¿Cómo sé dónde está una carpeta y quién la tiene?
Cada legajo muestra su ubicación actual y, si está prestado, quién se lo llevó, de qué sector, desde cuándo y cuándo vence. Esa información sale del libro de movimientos, donde cada salida, devolución y traslado queda registrado.
¿Trae cargados los plazos de guarda?
No. Cada organización carga el plazo de cada tipo de legajo junto con la norma de la que sale, y es quien responde por ellos. LibraFolio no da asesoramiento legal: conviene que quien corresponda en tu organización valide los plazos antes de usarlos.
¿Qué pasa cuando vence el plazo de un legajo?
Aparece en la lista «Para depurar», salvo que esté prestado, tenga un pedido pendiente o una retención. Un administrador arma el acta, otro la aprueba y recién entonces se ejecuta. Ejecutar registra que el destino físico se cumplió, la destrucción o la transferencia, y no elimina el legajo del sistema.
Si digitalizo los documentos, ¿puedo destruir el papel?
La digitalización todavía no está disponible. Cuando exista, no va a volver «depurable» a ningún legajo: la única vía para depurar es un acta aprobada por una persona distinta de la que la armó. Si un escaneo puede reemplazar al papel es una consulta para tu asesoría legal.
¿Quién puede hacer qué?
Consulta sólo lee el archivo. El archivista carga y corrige legajos, los ubica, los presta y los devuelve, y también imprime etiquetas. El administrador, además, administra usuarios, ubicaciones, plazos y actas, y es el único que importa planillas.
¿Cuánto cuesta?
Todavía no publicamos precios. Escribinos por WhatsApp, contanos cómo está organizado tu archivo y armamos una propuesta.
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¿Dónde está esa carpeta?
Contanos cómo está organizado tu archivo y te mostramos cómo se vería en LibraFolio.
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